Der Projektmanager ist essentiell für ein erfolgreiches Projekt
Kurz zusammengefasst ist das Ziel eines erfolgreichen Projektmanagements das transparente, erfolgreiche Arbeiten, ohne dass Zeit und Kosten aus dem Ruder laufen oder die Qualität der Ergebnisse unter auftretenden Problemen leidet. Dazu benötigt man einen Überblick über den aktuellen Projektstand und die Kapazitäten der Mitarbeiter. Wer übernimmt die Aufgaben, wenn ein Kollege mal krank wird, sodass die Deadline eingehalten werden kann?
In diesem Beitrag möchten wir einmal genau auf folgende Themen eingehen:
Nun ist uns das Ziel bekannt: Die Zeit und das Budget muss beachtet werden. Was jedoch bedeutet dies im Konkreten und welche Kompetenzen sind dazu notwendig? Im Speziellen kann man dies in folgende vier Punkte unterteilen:
Die wichtigste Aufgabe
Der/die Projektmanager/in hat alle Deadlines der einzelnen Projektschritte im Blick. Abweichungen müssen frühzeitig erkannt werden, damit der Projektabschluss nicht in Gefahr gerät. Weiterhin sollten alle unterschiedlichen Personengruppen und Unternehmen, die involviert sind, wissen was zu tun ist: vom Fotografen, bis zum Team in der Agentur, der Druckerei, dem Illustrator, Plugin Anbieter und Hoster. Viele unterschiedliche Parteien sind beispielsweise an einem Web Projekt beteiligt und einer muss zwischen ihnen das Wichtigste kommunizieren.
Zudem sollte jeder der Beteiligten den aktuellen Projektstand kennen und ungefähr wissen, was die Aufgabe der anderen ist. Wichtig ist es, dass das Projektteam ungestört und mit allen benötigten Informationen und Materialien arbeiten kann und somit auch in der Lage ist, eine sehr gute Leistung zu erbringen. Was wäre ein Texter ohne Briefing, ein Programmierer ohne Datenbank und ein Fotograf ohne Motivliste?
All diese organisatorischen Aufgaben übernimmt der/die Projektmanager/in.
Nichts geht über das 4-Augen-Prinzip
Das 4-Augen-Prinzip ist sicher jedem ein Begriff – vor allem dem/der Projektmanager/in. Alle Projektschritte durchlaufen eine interne Qualitätssicherung und ein Ergebnis geht niemals nur durch eine Hand, bevor es an den Kunden geht. Egal ob Texte, Grafiken, Websiten – der Projektmanager/in sorgt dafür, dass Leistungen geprüft werden, bevor der Kunde sie sieht.
Weiterhin müssen wichtige Projektschritte oder Elemente schriftlich dokumentiert werden. Dies ist vor allem im Hinblick auf die DSGVO sinnvoll (z.B. Texte von Cookie Bannern, Datenschutzerklärungen) und schützt nicht nur die Agentur, sondern auch euch als Kunden vor möglichen Problemen.
Durch die Brille der Objektivität
Jeder ist in seinem eigenen Gebiet ein Spezialist und immer motiviert sein Bestes zu geben. Der/die Projektmanager/in achtet jedoch darauf, dass Projekte ohne Aktionismus geplant werden: Er/Sie hat einen realistischen Blick auf die Dinge und kann Risiken gut einschätzen und auf diese hinweisen. Weiterhin hat er/sie die Aufgabe, die wichtigen Detailfragen zu stellen: Wie soll die Website DSGVO konform gemacht werden? Was genau soll im Kontaktformular abgefragt werden? Wie viele Sprachen sind in den nächsten Jahren auf der Website eingebunden werden? etc.
Und jetzt nochmal für Laien?
Durch etliche Fachbegriffe, kann man schonmal denken, dass ein Entwickler oder ein Designer eine komplett andere Sprache spricht. UX, Radial, PPI. Sagt dir nichts? Wende dich an den/die Projektmanager/in und er/sie erklärt dir die technischen oder gestalterischen Fragestellungen auf eine verständliche Art und Weise. Er/sie spricht sozusagen beide Sprachen fließend!
Wenn ein Flyer an Tag X nicht freigegeben wird, kann dieser nicht mehr an Tag Y bestellt werden und der Flyer zur Messe an Tag Z nicht geliefert werden. Das sind Prozesse, über die einer den Überblick haben muss.
Dana Jauert Projektmanagerin bei Redeleit und Junker
Schnittstellen des Projektmanagers
Nun wissen wir, was ein/e Projektmanager/in zu tun hat. Ganz wichtig dabei ist die Kommunikation zwischen verschiedenen Parteien, was das Projekt erfolgreich macht und alle Seiten zufrieden stellt.
Der/die Projektmanager/in kennt die Bedürfnisse und Anforderungen der verschiedenen Personengruppen und bekommt daher Zwischentöne mit, die es ihm/ihr ermöglichen untereinander zu vermitteln und problematische Dinge abzuwehren. Der Blick fürs große Ganze und sich auf die verschiedenen Personengruppen einzustellen ist essentiell.
Personengruppen im Umfeld vom Projektmanagement
Zunächst übernimmt der/die Projektmanager/in die Kommunikation mit dem jeweiligen Kunden. Das Angebot wird aufgrund der gegebenen Anforderungen und Bedürfnisse erstellt. Für etwaige Rückfragen stellt der/die Projektmanager/in eine stetige Ansprechperson dar.
Weiterhin ist es wichtig, dass der/die Projektmanager/in die Abhängigkeiten der Beteiligten untereinander kennt. Auch über alle anderen laufenden Projekte in der Agentur sollte er/sie informiert sein. Das stellt sicher, dass vorausschauend geplant werden kann, die vorhandene Zeit produktiv genutzt wird und Engpässe vermieden werden. Nur so kann sichergestellt werden, dass keine Projektstaus oder Wartezeiten entstehen, die sich negativ auf die Erreichung der Deadline auswirken. Apropos Deadlines: Die Konsequenzen, wenn Teilprojekte nicht erreicht oder Informationen nicht geliefert werden, sind dem/der Projektmanager/in bewusst. Somit besteht die Möglichkeit rechtzeitig und proaktiv darauf hinzuweisen, bevor es zu spät ist.
Zudem kennt der/die Projektmanager/in die benötigten Dienstleister für das Projekt, wie beispielsweise Texter oder Fotografen. Dies versetzt ihn in die Lage, gute Preise für das individuelle Kundenprojekt zu verhandeln. Meist besteht schon Erfahrung über die Zusammenarbeit und eine Suche nach geeigneten Dienstleistern entfällt.
Für all diese Personengruppe stellt der/die Projektmanager/in einen kompetenten Ansprechpartner dar. Alle Beteiligten können sich an sie/ ihn wenden und er/sie hilft, wenn es hapert, sie nicht weiterkommen oder wissen, an wen sie sich wenden sollen.
Dana ist für die Leitung im Projektmanagement bei Redeleit und Junker zuständig. Wenn ihr mehr über Dana und ihre Arbeit bei Redeleit und Junker erfahren möchten nehmt gerne Kontakt mit uns auf und lernt unsere Agentur kennen!
