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Warum wir kleine Web Projekte häufig nach Aufwand abrechnen

Webdesign für Smartphone Messenger gestalten

Eine Erläuterung von

Mitarbeiterin Projektleitung Web Sandra Polzin Agentur Redeleit und Junker
Sandra Polzin Projektleiterin im Bereich Web

Themen

Web

Pauschalangebot vs. Arbeit nach Aufwand bei kleinen Webprojekten

Als Agentur für Webdesign und Webentwicklung sind wir im engen Austausch mit unseren Kunden, um das bestmögliche Ergebnis zum bestmöglichen Preis anzubieten. Oft möchten unsere Kunden vorab erfahren, was die Integration einer neuen Funktion auf der Website kostet, einen Festpreis für das Projekt erhalten.
Es ist theoretisch möglich einen Festpreis zu kalkulieren, wenn wir alle Anforderungen (technisch, inhaltlich, grafisch) an das Projekt vorab vom Kunden erhalten.
In der Praxis ist es aber so, dass der Kunde oft Schwierigkeiten hat die Anforderungen und Prozesse klar zu definieren, was vollkommen normal ist, wenn man sich nicht tagtäglich mit Web-Projekten auseinandersetzt.

Ein Beispiel aus der analogen Welt: Wenn man einen Schreibtisch anfertigen lassen möchte, ist es wichtig, vor der Anfertigung einige Fragen zu klären. Soll er Schubladen haben? Wenn ja, wie viele? Mit Griff oder mit Knauf? Wie groß soll der Tisch sein, aus welchem Material? Soll er höhenverstellbar sein, wenn ja, mechanisch oder elektrisch?
Vielleicht hat der Kunde schon eine exakte Vorstellung. Möglicherweise ist aber erst einmal eine gute Beratung notwendig.

Je mehr Fragezeichen wir vor Beginn eines Projektes haben, desto höher wird der Zeitpuffer, den wir in den Festpreis einberechnen müssen, um uns abzusichern. Die Zeiteinschätzung unserer Entwickler kann dann so vage sein („…wir setzen es simpel um und benötigen 3 Stunden, wenn dies und jenes dazukommt oder nicht kompatibel ist, kann es aber auch 2 Tage dauern“). Ein Festpreis kann unnötig hohe Kosten für den Kunden bedeuten und Projekten die nötige Flexibilität nehmen.

Oftmals holt sich ein Kunde auch mehrere Angebote verschiedener Agenturen ein, um die beste Preis-Leistung für sein Projekt zu erhalten und vergleichen zu können. Ohne klare Definition von Anforderungen an das Web-Projekt sind die Angebote aber schwer vergleichbar. Das wird oft übersehen und nur auf den Preis geachtet. So erhält die Agentur mit dem günstigsten Preis den Zuschlag und nicht der Dienstleister mit der besten technischen Lösung und fairen Kalkulation.

In diesem Artikel stellen wir Vor- und Nachteile von einem Festpreis vor und erklären die verschiedenen Phasen von kleinen Web-Projekten. Abschließend geben wir ein praxisnahes Beispiel und fassen in einem Fazit die Erkenntnisse zusammen.

  1. Welche Vorteile und welche Nachteile haben Festpreise bei Web Projekten?
  2. Phasen eines Webprojektes am Beispiel Bewerberformular
  3. Fazit: Flexibel in der Projektumsetzung, flexibel im Budget
Entwicklung der Strategie und Leitidee einer Marke für ein Start-Up bei Redeleit und Junker

Pauschalangebote auf Basis vager Briefings und ohne gemeinsame Konzeption vorab, sind häufig zum Scheitern verurteilt.

Sandra Polzin Projektleiterin im Bereich Web

Welche Vorteile und welche Nachteile haben Festpreise bei Web Projekten?

Als Festpreis bezeichnen wir ein Angebot, in dem festgehalten ist wie viel ein Web-Projekt von der Konzeption bis zur Umsetzung kostet.

Vorteile:

  • erleichtert es Projektleitern, Budgets von Vorgesetzten freigeben zu lassen
  • gibt dem Kunden die Sicherheit, dass Kosten nicht explodieren (denn das Risiko wird auf die Agentur übertragen)
  • macht es einfach Budgets zu planen, geben Planungssicherheit

Voraussetzungen:

  • die Anforderungen zu Beginn der Arbeit müssen klar definiert sein
  • das Endergebnis steht fest und ist von beiden Seiten verstanden und verschriftlicht

Nachteile:

  • in Verträgen muss das Endergebnis klar definiert sein – häufig weicht die Umsetzung jedoch von der ersten Vorstellung ab und der Vertrag wird ein Streitthema für beide Parteien
  • je nach Umfang und Unwägbarkeit muss die Agentur einen Zeitpuffer einplanen, um das wirtschaftliche Risiko zu minimieren 
  • damit erhöht es den Preis
Zwei Frontendentwickler bei Redeleit und Junker arbeiten am Webdesign an einer responsiven Website
Nils Junker von Redeleit und Junker arbeitet an der Konzeption einer neuen Website in einem Notizbuch

Warum sind Festpreise also nicht immer sinnvoll und Abrechnung nach Aufwand zu bevorzugen?

Festpreise sind bei kleinen Web-Projekten also nicht immer sinnvoll, weil die Anforderungen an eine neue Funktion nie zu 100% geklärt sind. Das müssen sie auch nicht – unser Ansatz ist es gemeinsam für oder mit dem Kunden die beste Lösung zu erarbeiten.

Ohne einen festgezurrten Vertrag haben wir mehr Flexibilität und die Möglichkeit, schnell auf neue Anforderungen zu reagieren. Denn im Projektverlauf ergeben sich meist noch Änderungen. Eine mögliche Variante wäre dann zum Beispiel:

  1. Die Analyse- & Konzeptionsphase berechnen wir nach Aufwand, um alle Herausforderungen herauszufinden
  2. Kennen wir alle Herausforderungen, können wir den Aufwand für die Umsetzung genau berechnen und ein Festpreis-Angebot erstellen

Schauen wir uns die verschiedenen Phasen eines Web-Projektes an einem Praxisbeispiel an.

Fragen? E-Mail schicken

Phasen eines Webprojektes anhand eines Praxisbeispiels

Ein Kunde schickt uns beispielsweise eine solche Anfrage:

„Bitte schicken Sie uns ein Angebot für die Integration eines Bewerberformulars auf unserer Website. Für den Bewerber soll es möglich sein einen Terminwunsch auszumachen und einen Lebenslauf hochzuladen. Abgefragt werden sollen der Name, die angestrebte Stelle, die E-Mail-Adresse und der mögliche Starttermin.“ 

Das klingt schon ziemlich konkret, aber für uns als „Website-Architekten“ ergeben sich noch viele Fragen. Schauen wir uns genauer an in welchen Phasen dieser Wunsch bearbeitet wird und womit wir uns befassen:

In der Phase Analyse & Konzeption müssen wir die technisch-funktionalen Anforderungen ausarbeiten. Wir stellen uns also bei der Anfrage für ein Bewerberformular Fragen wie:

  • Welche der Eingabefelder sollen Pflichtfelder sein, welche freiwillig?
  • Wenn die gewünschte Arbeitsstelle abgefragt wird, soll es sich um ein freies Textfeld oder beispielsweise um ein Dropdown Menü handeln?
  • Soll es eine technische Anbindung an eine Stellenbörse geben?
  • Welche Termine sollen ausgewählt werden können? Soll beispielsweise ein kleiner Kalender angezeigt und ein Tag ausgewählt werden können? Wenn ja, welches soll der frühestmögliche Termin sein? Kann der Bewerber schon den Folgetag auswählen? Soll auch schon die Uhrzeit ausgewählt werden können? Wenn ja, welche Uhrzeiten in welchem Rhythmus? 
  • Soll es eine Checkbox geben, die auf die Datenschutzbestimmungen hinweist? Wie sollen die Datenschutzbestimmungen angezeigt werden? 
  • Was passiert, wenn das Formular abgeschickt wurde? Soll der Bewerber die Nachricht in Kopie erhalten?

Neben den  technisch-funktionalen Anforderungen geht es auch um grafisch-konzeptionelle Fragen wie:

  • Welche Ansprache passt zu eurem Unternehmen: Schreiben wir “Name” oder „Wie heißt du?“ und „Angestrebte Stelle“ oder „Auf welche Stelle möchtest du dich bewerben?“?
  • Wie soll das Formular grafisch dargestellt werden?
  • Wie stellen wir sicher, dass der Bewerber das Formular findet?
  • Von wo soll auf das Formular geleitet werden, wo soll es verlinkt werden? Macht beispielsweise ein kleines Pop Up Sinn? Ein kleines Icon am rechten Seitenrand? 

Möchte der Kunde ein Festpreis-Angebot, müssen wir vorab auf diese und weitere Fragen die Antwort kennen bzw. vom Kunden schriftlich erhalten haben.

Nachdem wir alle Fragen mit dem Kunden geklärt haben, erstellen wir einen grafischen Entwurf. Wir zeigen dem Kunden also visuell, wie das Bewerberformular aussehen kann. Hierbei arbeiten Designer eng mit Marketeers und Entwicklern zusammen, um ein ideales Ergebnis zu erzielen.

(Je nach Art des Projektes können wir manchmal auch auf einen grafischen Entwurf vorab verzichten und die Funktion direkt technisch umsetzen, so dass das Ergebnis direkt auf der Website sichtbar wird. Das wäre in diesem Beispiel allerdings nicht zutreffend.)

So oder so, hat nun einen visuellen Eindruck und kann abgleichen: Ist es das, was er/sie sich vorgestellt hat? 

Nachdem alle Anforderungen in Phase 1 und Phase 2 (technisch, inhaltlich, grafisch) geklärt sind, sind wir in der Lage, dem Kunden den genauen Aufwand, und damit einen Festpreis, für die technische Umsetzung zu benennen.

Wir setzen das Web-Projekt auf einem Entwicklungsserver um, als Eigenprogrammierung und/oder auf Basis von Tools, Plug-Ins, Drittanbieter-Lösungen. Auf dem Entwicklungsserver können wir alle Funktionen auf verschiedenen Browsers und Endgeräten testen. So kann noch einmal alles auf Herz und Nieren geprüft werden, bevor es „live“ geht.

In dieser Phase wird das Projekt auf den Live-Server übertragen. Der Kunde wird über die Funktionen aufgeklärt, sodass er, im besten Fall, selbstständig Änderungen vornehmen kann.

Natürlich stehen wir dem Kunden auch nach Fertigstellung des Web-Projektes für Fragen zur Verfügung.

Fazit: Flexibel in der Projektumsetzung, flexibel im Budget

Die Bezahlung nach Aufwand der Agentur bzw. des Dienstleisters lohnt sich für die Analyse- und Konzeptionsphase. Wenn man als Unternehmen nicht alle Anforderungen vorab klar in einem Briefing definieren kann, sollte man in Form von Vertrauen gegenüber dem Dienstleister und der Experten in Vorleistung gehen. Dadurch kann der Dienstleister schnell und konzentriert in die Sondierung der Herausforderungen und dann direkt in Umsetzung gehen.

Vorraussetzungen für ein solches Vorgehen in kleinen Web-Projekten ist aber auch ein flexiblerer Umgang mit Budgets in den Unternehmen. Hier sollte ein Umdenken in den Führungsetagen beginnen, dass nicht alle erworbenen Dienstleistungen zu Festpreisen möglich sind.

Aus unserer Erfahrung können wir sagen: Kleine Projekte, die nach Aufwand berechnet werden, werden schneller umgesetzt und sind oft kostengünstiger für den Kunden.

Pssst: Wenn wir große Web-Projekte entwickeln, also beispielsweise komplette Website Relaunches, können wir auch noch einen Schritt weiter gehen und agil / nach Scrum arbeiten. 

Ihr habt Fragen? Ihr befasst euch selbst mit unterschiedlichen Preismodellen? Welche Erfahrungen habt ihr gemacht?

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Über die Autoren

Mitarbeiterin Projektleitung Web Sandra Polzin Agentur Redeleit und Junker
Sandra Polzin Leitung Organisationsentwicklung + Projektmanagement

Sandra ist Leitung Organisationsentwicklung und Projektleiterin im Bereich Web mit Expertise im agilen Projektmanagement. Wenn ihr mehr über Sandra oder die Agentur erfahren möchtet, nehmt gerne Kontakt mit uns auf.

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