Als Agentur für Kommunikationsdesign und Markenentwicklung, die eng mit Kunden und anderen Kreativen und Freelancern zusammenarbeitet, war es uns schon früh wichtig, ortsunabhängig arbeiten zu können. Nicht erst seit der Corona-Krise arbeiten MitarbeiterInnen von uns an verschiedenen Orten gemeinsam an Projekten. Damit das gut funktioniert, braucht es neben guten Tools auch klare Regeln, um erfolgreich zusammen im Home-Office arbeiten zu können.
In diesem Artikel betrachten wir zunächst einige wichtige Tools, die wir in der Agentur nutzen. Bei der Betrachtung der einzelnen Tools und deren Vorteilen gehen wir auch schon auf Regeln für die Nutzung ein.
Für das Projektmanagement im Home-Office nutzen wir das Tool Asana. In Asana können Aufgaben erstellt und an Personen zugewiesen werden. Ganze Projektverläufe mit den entsprechenden Zuständigkeiten und Abhängigkeiten können damit dargestellt werden. Externe, wie Kunden oder Freelancer, binden wir darüber in die Projekte mit ein, um Fragen zu klären und offene To Do’s schnell abzustimmen.
So stellen wir einen reibungslosen Projektablauf mit Fälligkeitsdatum für die einzelnen Arbeitsschritte da.
Screenshot: Asana - Video: Boards
Alternative Projektmanagement-Tools
Wenn ihr euch Alternativen zu Asana anschauen möchtet, empfehlen wir Monday oder Trello:
Cloudbasiertes Arbeiten mit Google G Suite bietet viele Vorteile. Wir gehen hier nur auf die wichtigsten Vorteile und Tools für unsere Arbeit im Home-Office ein.
Die Software ist über den Browser immer einsatzbereit, ohne regelmäßige Pausen durch Updates
Man bezahlt nur für die MitarbeiterInnen, die Google Apps auch nutzen, und hat damit kalkulierbare Kosten
Viele Funktionen lassen sich einfach mit Externen teilen
Die Daten sind sicher, da Sie auf verschiedenen Servern verteilt und gesichert werden
MitarbeiterInnen können über ihren Browser gleichzeitig an Dokumenten, Tabellen und Präsentationen arbeiten und in der Google Drive Cloud abgespeichert werden. Das ist keine Neuerfindung, sind aber in Zeiten der Arbeit im Home-Office sehr wichtige und starke Tools. Unabhängig von Software-Lösungen von Microsoft oder Apple und deren unterschiedlichen Dateiformaten können Änderungen direkt gesehen und im Nachhinein noch nachvollzogen werden. Das spart immens viel Zeit ein, welche vorher bei Formatierungen, Absprache (“Bist du gerade an der Präsentation dran? Ich kann die Datei nicht öffnen.”) und Suchen nach dem richtigen Dokument verloren gegangen sein kann.
Die laufenden Arbeiten werden ständig synchronisiert und sind so immer auf einem Stand. Ortsunabhängig kann man die Projekte in Google Drive abrufen. Über die Suchfunktion können die Projekte und Dokument schnell und einfach gefunden werden.
So sind wir in einem stetigen Workflow, ohne dass Informationen oder sogar Dateien verloren gehen können.
Über Google Mail können die E-Mails des Unternehmens ortsunabhängig aufgerufen und verschickt werden.
Jeder Mitarbeiter behält dabei die eigene E-Mailadresse und Signatur. Sicherheitslücken und unterschiedliche Darstellungen der Signatur durch unterschiedliche Mailprogramme werden so vermieden.
Alternative zu Google G Suite
Eine Alternative zu Google G Suite ist Microsoft Office 365. Im nachfolgenden Video werden die Stärken und Schwächen der beiden Anbieter ausführlich besprochen und die Tools miteinander verglichen:
Video: Christoph Magnussen – G Suite vs. Office 365
Kommunikations-Tools: Slack
Für die persönliche Kommunikation und in kleinen Gruppen (bis maximal drei Personen) nutzen wir das “WhatsApp für Unternehmen” Slack. Durch die Chat-Funktion kann man sich gut mit Projektbeteiligten austauschen und schnell Fragen klären. In Slack-Channels werden Updates zu den jeweiligen Projektstände geteilt. Mit der Funktion “Call” kann man Mitglieder des Firmenaccounts anrufen, per Video-Telefonat anlächeln und kommunizieren oder mit der Screen-Sharing-Funktion den eigenen Bildschirm teilen.
Für größere Gruppen, Präsentationen und regelmäßige Meetings, wie unser Montagsmeeting, nutzen wir Google Meet. Mit der Google Suite nutzen wir auch den Google Kalender. Zu einem vorab eingetragen Termin nimmt man am Google Meet teil und sieht die TeilnehmerInnen über die Video-Konferenz-Funktion.
Dieses Tool nutzen wir auch für die Abstimmung von Projekten mit Kunden, da man neben der Präsentation von Ergebnissen auch die TeilnehmerInnen über ihre Webcams sieht und so die persönliche Verbindung nicht verloren geht.
Alternativen zu Google Meet
Wenn ihr euch Alternativen zu Google Meet anschauen möchtet, empfehlen wir TeamViewer oder Skype:
Für unseren Workflow ist es sehr praktisch, dass sich die drei Tools Asana, G Suite und Slack miteinander verknüpfen lassen. Das spart Zeit und Nerven.
Tobias Köppen Online Marketing
Fragen rund um das Thema Home-Office Tools
Gerne stehen wir bei konkreten Fragen rund um das Thema Home-Office Tools für Unternehmen zur Verfügung. Meldet euch gerne per Telefon bei uns und lasst euch überraschen in welchem Home Office ihr landet: +49 (0)4131 2231 674
Tobias ist im Online Marketing bei Redeleit und Junker tätig mit Expertise in Suchmaschinenoptimierung und Inhaltserstellung. Wenn ihr mehr über Tobias und seine Arbeit bei Redeleit und Junker erfahren möchtet, nehmt gerne Kontakt mit uns auf und lernt unsere Agentur kennen!
